Le Top 16 2023 est à la recherche d’un.e secrétaire pour compléter son comité !
N’hésitez pas à vous manifester –> dt@avvf.ch
Voici le cahier des charges (adaptable):
Poste « administration, PV, bureau »
- Envoyer les convocations pour les séances du Comité Exécutif et du Comité d’organisation
- Prendre part aux séances du Comité exécutif et du Comité d’organisation, prendre le PV
- Rédiger les PV, les faire relire puis les envoyer aux membres concernés
- Tenir à jour l’organigramme ainsi que la liste des contacts
- Tenir à jour la liste des besoins en « chemises et t-shirt comité » (y compris taille) et passer la commande au responsable « impression »
- Faire les demandes d’autorisation à la Police du commerce (POCAMA)
- Etablir une liste des téléphones utiles durant la manifestation, notamment tous les responsables de département et de commission
- Organiser le bureau du comité pour le tournoi (acheter et amener le petit matériel nécessaire, fourniture de bureau, etc.)
- S’assurer de la bonne marche et de la compatibilité (PC, Mac, wifi, bluetooth) de l’imprimante- photocopieur
- Affichage informations aux joueurs, signalétique
- Accomplir divers autres travaux de secrétariat avant, pendant et après le tournoi
- Participer à la permanence dans le bureau du comité pendant le tournoi
- Remettre les prize money aux joueurs
- Lien entre le trésorier et le responsable des arbitres pour remise des enveloppes « notes de frais »
- De manière générale, collaborer selon les « besoins du moment »
